Нехватка сосредоточенности, суета и перегруженность — реальность наших трудовых будней. Но как в течение рабочего дня все-таки сохранить концентрацию на главном и почему же многозадачность неэффективна?
Отказаться от многозадачности
Начать день, схватиться за все дела сразу и устать к полудню — популярный сценарий рабочего дня энергичных специалистов. Почему так? Дело в том, что мозг способен эффективно решать лишь что-то одно за раз. Происходит это следующим образом: когда мы сосредоточиваемся на большой интеллектуальной задаче (презентация, проект, работа с текстом), ее массивный информационный контекст занимает всю оперативную (рабочую) память мозга.
Вернемся в реальный рабочий день. Зачастую мы переключаемся между делами и отвлекаемся на сообщения, обращения коллег, просмотр соцсетей — на эти простые и незаметные нам действия мозг тратит колоссальное количество энергии. В эти моменты ему нужно переместить весь информационный контекст задачи, в которую вы погрузились до этого, из рабочей памяти в промежуточную (чтобы не произошло путаницы между двумя задачами), извлечь из вашей долгосрочной памяти сведения, необходимые для ответа на сообщение или вопрос коллеги, поместить их в рабочую память и быть сосредоточенным снова.
Когда сообщения прочитаны и вопрос коллеги решен, чтобы вернуться к первоначальной задаче, мозгу нужно проделать ту же последовательность операций в обратном порядке.
Если переключаться между мелкими делами каждые несколько минут, запас энергии закончится через пару часов. Вдобавок вы оказываетесь в стрессе от того, что не успеваете довести ни одну задачу до конца, и перегораете.
Что делать? Развивайте привычку заниматься делами по порядку, а не одновременно. Планируйте выполнение задач с одним информационным контекстом вместе. Предупредите коллег и близких, в какое время вы недоступны для общения.
Делать паузы между объемными делами
Сколько перерывов на отдых у вас есть в течение рабочего дня и как вы их проводите? Их длина и качество — вторая по важности вещь на пути к сохранению трудоспособности.
У мозга есть два связанных между собой режима работы: активный и пассивный. В режиме активной работы мы сосредоточенно решаем интеллектуальные задачи: узнаем информацию, заполняем таблицы, замышляем и прорабатываем проекты, анализируем, ведем переговоры и тому подобное.
В режиме пассивной работы, например, когда мы гуляем, играем с кошкой или ведем машину, происходит очень важный процесс для мозга: он обрабатывает и архивирует информацию, которая была получена в промежутке активной работы. Из рабочей памяти она перемещается в долгосрочную, появляются новые нейронные связи, которые соединяют полученные сведения с прежним опытом.
Инсайты и озарения тоже чаще всего происходят в этом режиме — например, в дУше или за мытьем посуды. Все потому, что именно в этот момент информация усваивается и соединяется с другими кусочками данных в памяти. То, что кажется озарением, на самом деле результат «переваривания» новых сведений.
Также в процессе пассивной работы мозг восстанавливается, освобождая оперативную память для нового контента и интеллектуальных задач. Ученые говорят, что, для того чтобы восполнить силы, нужно минимум 20 минут.
Делайте длительные паузы на отдых между объемными задачами. Гуляйте, принимайте пищу и общайтесь — мозг обработает информацию, а вы восстановите силы для новой активности.
Не переключаться на соцсети и мессенджеры
Если продолжать тему предыдущих двух пунктов, становится очевидным, что:
• отвлекаясь на телефон во время рабочих дел, мы создаем мозгу условия многозадачности и тратим энергию на постоянное переключение внимания на информацию в смартфоне.
• когда в перерывах между задачами в качестве передышки мы заходим в соцсети, на самом деле мы не отдыхаем, так как в этот момент задействован режим активной работы мозга — мы потребляем новую информацию. Мозг не восстанавливается, не переваривает и не осмысливает полученные ранее сведения, соответственно, не получает ресурса для новой интеллектуальной активности.
Убирайте телефон в ящик или в другую комнату во время выполнения сложных задач. Пусть у вас появится отдельное время на соцсети и общение в течение дня. Старайтесь отдыхать, не потребляя контент — гуляйте, ходите в магазин, разговаривайте с друзьями, и вы увидите разницу в продуктивности.
Следовать биоритмам
Высокая энергичность и способность концентрироваться не могут оставаться одинаковыми в течение суток и всей недели — есть природная цикличность и общечеловеческие биоритмы. В какое-то время мы более расположены к активности, в другое — к восстановлению сил.
В течение пары недель каждый день отмечайте на графике уровень своего самочувствия: физического (вы утомлены или нет?); умственного (готовы решать сложные задачи?); эмоционального (вы счастливы, тревожны, пессимистичны?). Сравните данные и проанализируйте, в какие периоды у вас естественно получается быть продуктивным, а когда вы испытываете упадок сил.
На основе этой информации планируйте самые сложные задачи на периоды повышенной активности, а в часы сниженного тонуса отдыхайте или занимайтесь делами, не требующими большой вовлеченности.
Планировать разные занятия
Дела и занятия бывают разными — одни наполняют силами и вдохновением, другие утомляют. Часто случается так, что в течение целой недели мы занимаемся лишь тем, что истощает запасы ресурсов. В таком случае делать что-то, придающее энергию, оказывается жизненно важным.
Составьте список дел, задач и людей, которые заставляют вас чувствовать усталость и истощение. Затем такой же перечень всего, от чего вы испытываете прилив сил. Старайтесь находить время для дел из обоих списков, это поможет заряжаться и не выгорать.
Учиться говорить «нет»
Отвлечение на чужие просьбы — еще один фактор, который влияет на эффективность в рабочих делах. Соглашаясь помочь коллеге или принимая от него «интересное» предложение, мы иногда лишаем себя возможности завершить что-то по-настоящему важное.
«Эссенциализм» — популярное сейчас течение, которое призывает к отказу от лишнего и к сохранению фокуса на паре самых важных проектов, чтобы продвигаться в них максимально успешно. Автор одноименной книги Грег МакКеон предлагает попробовать следующее:
• определите несколько самых приоритетных целей на ближайший период;
• сформулируйте список критериев, по которым вы будете соглашаться или не соглашаться на просьбы и предложения окружающих: три минимальных критерия и три идеальных критерия, которым должно соответствовать предложение / просьба, чтобы вы сказали «да».
Каждое утро начинайте день с размышлений о том, как вы будете двигаться сегодня к своим важным целям. И перед тем, как ответить согласием на просьбу или предложение со стороны, сверяйтесь, отвечает ли оно вашим приоритетам.
Учитывать эмоциональное состояние
Часто бывает, что мы теряем продуктивность и возможность сконцентрироваться из-за актуальных переживаний, внутреннего конфликта, насыщенных эмоций. Такова наша природа — если переживание достаточно сильное, оно будет доминировать над всем остальным и выйдет на первый план вашего общего самочувствия.
Здесь важно понять две вещи:
• самое важное — честно признать, когда дела не в порядке, когда вам плохо или тяжело.
• помогите себе справиться с этим, а позже возвращайтесь к работе.
Игнорировать эмоции не получится, они все равно возьмут верх. Если вы понимаете, что не справляетесь в одиночку — поговорите с подругой, посоветуйтесь с коллегой, обсудите вопрос с психологом.
Чувствам нужны время и выход, они успокоятся, а работоспособность обязательно вернется.
Медитировать
Ежедневная медитация — один из самых верных способов управлять вниманием в течение дня. Через пару месяцев регулярной практики люди замечают колоссальную разницу в способности концентрироваться, во внутренней ясности и продуктивности. Один учитель медитации сказал: «Если вы такой занятой человек, что у вас не хватает времени на медитацию — то вы первый, кому она точно нужна».
Трезво оценивать возможности
У каждого из нас есть свой образ идеального «Я» — того, кто безупречно продуктивен, успешен, красив, признан и так далее. Часто мы принимаем решения взяться за какие-то проекты, опираясь на этот эталонный образ, а не свои реальные желания. Мы переоцениваем собственные силы и ресурс времени и сталкиваемся с разочарованием.
Проанализируйте самостоятельно или с психологом, каков образ вашего идеального себя в вопросах деятельности и продуктивности? Не берете ли вы на себя чрезмерно много сложных задач, в надежде соответствовать образцу сверхуспешного человека?
Возможно, вы заметите, что если откажитесь от лишней нагрузки в виде пары новых проектов или амбициозных предложений, то начнете эффективно справляться с текущими делами с меньшим стрессом и напряжением.
Справиться с затяжными состояниями
Многим знакомы: хроническая утомляемость, невозможность сконцентрироваться, нежелание заниматься делами, сниженный тонус. Обычно у этого есть психологические или физиологические причины — проблемы в каких-то сферах жизни, физические недомогания, отсутствие смысла и цели, выгорание.
Не стесняйтесь обращаться за помощью к психологу или психиатру. Затяжная апатия — это не норма. Важно найти причины и снять симптомы недомогания.
Фото: @giadabodei
ВАМ ТАКЖЕ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
